Mehr als nur eine Stechuhr
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Arbeitszeiterfassung im Jahr 2024
Die digitale Arbeitszeiterfassung ist sehr oft der Einstieg in eine Digitalisierung eines Unternehmens. So unscheinbar sie ist, hat sie doch viele Schnittstellen und Vorteile in allen Bereichen des Unternehmens.
Status Quo in vielen Unternehmen
Klassisch führen Mitarbeiter Stundenzettel, die sie am Ende der Woche oder eines Monats in die Verwaltung reichen. Dort werden sie entweder nur gesammelt oder in einer Excelliste „digitalisiert“. Die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden dabei feinsäuberlich, bestmöglich ohne Fehler, übertragen und für die Weiternutzung aufsummiert. Je nach Größe des Unternehmens vergehen hier mehrere Tage der Datenaufnahme, und das jeden Monat.
Dabei kann die Lösung so einfach sein. Ein einmal eingeführtes System reduziert die Aufwände zukünftig enorm. Jeder Mitarbeiter nimmt seine Arbeitszeit nun digital auf. Das passiert über eine Smartphone-App, einen Chip, der an ein Lesegerät im Eingang des Unternehmens gehalten wird oder am PC, wenn der Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt. Neben der reinen Anwesenheit können Arbeitszeiten auch direkt auf Projekte oder Kunden gebucht werden.
Diese Arbeitszeitdaten liegen nun digital vor und können direkt weiterverarbeitet werden.
Arbeitszeiterfassung als Schlüsselprozess im Unternehmen
Einmal digital vorliegende Arbeitszeiten der Mitarbeiter lassen sich an verschiedenen Punkten im Unternehmen weiterverarbeiten.
Verwaltung
Keine stunden- und tagelange Excellisierung der Stundenzettel. Die Daten liegen digital vor und können geordnet, kontrolliert und weiterverarbeitet werden.
Lohnbuchhaltung
Bei Bedarf kann nun direkt die Lohnbuchhaltung angebunden werden. Passgenaue Berichte oder Exportdateien sorgen für eine reibungslose Berechnung der Mitarbeiterlöhne.
Auftragsabrechnung
Die digital erfassten Arbeitszeiten können live in eine Auftragsplanung und -Abrechnung fließen und somit Klarheit über Aufwände und Projektstände geben.
Nachkalkulation
Wie wirtschaftlich erfolgreich ein Auftrag abgelaufen ist, liefert im besten Fall die Nachkalkulation. Hier können die real verbrauchten Aufwände direkt projektbezogen summiert und verrechnet werden.
